Usługi wdrożeniowe

Problematyka wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem jest złożonym procesem współpracy pomiędzy dostawcą informatycznego systemu zintegrowanego, a jego przyszłym użytkownikiem.

1. Zagadnienie zakresu merytorycznego funkcji systemu

Systemy firmy MCM są zintegrowanymi pakietami zarządzania przedsiębiorstwem, gdzie spotyka się wszelkie możliwe formy aktywności gospodarczej oraz powiązania finansowe i prawne. Zakres ten można podzielić na obszary:

• sprzedaż (w przypadku systemu Motomanager i WinMoto: sprzedaż samochodów nowych, używanych, komisowa);
• serwis i gwarancje (wyrafinowane metody rozliczania usług i współdzielenia informacji);
• księgowość finansowa (system księgowości dla firm typu spółka akcyjna)
• kasa fiskalna oraz kasa główna (rozrachunki w obrębie przepływów gotówki);
• kontroling operacyjny (bieżące raportowanie na poziomie danego centrum);
• kontroling strategiczny (raporty przekrojowe + sprawozdania na życzenie);
• systemy wspomagające wymianę informacji (wszelkie wymiany wewnętrzne i zewnętrzne).

Już z hasłowego przedstawienia rozległości zagadnienia wynika duże zaangażowanie czasowe oraz merytoryczne tak ze strony wdrażających, jak i ze strony odbiorcy. Jeżeli na każde zagadnienie zostanie przewidziany tylko 1 dzień szkolenia + 1 dzień uruchomienia i konfiguracji u użytkownika, mamy 14 osobodni informatycznych wdrożenia. Ten okres my musimy dostarczyć, a zamawiający sfinansować i odpowiednio skonsumować (co jest już pierwszym problemem wdrożenia).

2. Zagadnienie odbioru wiedzy przez użytkownika

Z przedstawionego w punkcie pierwszym zakresu, aż 50% dotyczy bezpośrednio księgowości finansowej. Musi ona skonsumować w stosunkowo krótkim czasie wiedzę objętą całością systemu, ponieważ jej zadaniem jest sprawowanie funkcji kontrolnych nad prawidłowością wystawianych dokumentów, dokonanych rozliczeniach wewnętrznych, stanie kasy, banku, rozrachunków oraz zapasu magazynowego. Dodatkowo księgowość musi wykonywać na bieżąco swoje czynności codzienne, co nigdy nie sprzyja procesowi wdrożenia. Dlatego następujące problemy czasowe powodują efekt szyjki od butelki dla całego procesu:

• zrozumienie przez księgowość filozofii oferowanego systemu jako całości rozliczenia;
• przygotowanie własnej koncepcji planu kont i dekretów, zoptymalizowanej dla nowego systemu;
• ustalenie transferów i automatyzacja procesu księgowania;
• przygotowanie danych rozrachunkowych do bilansu otwarcia;
• opracowanie procedur wewnętrznych, dotyczących wystawiania dokumentów kosztowych;
• opracowanie systemu rozliczania kosztów, bilansu i rachunku wyników;
• zaznajomienie pracowników z obowiązującym obiegiem dokumentów;
• zaznajomienie wystawiających dokumenty z ich rolą w księgowości.

Jest to bardzo duży „kawał roboty” i wymaga co najmniej 14 dni przygotowań wewnętrznych, poprzedzających start wdrażania systemu i wykorzystania naszych szkoleniowców lub informatyków. Zwykle użytkownik w tym miejscu oczekuje od nas wykonania znacznej części prac pozainformatycznych, co skutkuje później słabszą znajomością całego systemu, wyższymi kosztami wdrożenia i częstymi interwencjami serwisu.

Dlatego nie należy traktować procesu wdrożenia tylko w kategorii przeniesienia danych lub założenia automatów. Użytkownicy poszczególnych bloków systemu muszą zrozumieć sens działania i obiegu dokumentów niezależnie od zasad pracy na komputerze. Nie powinno dochodzić do sytuacji, w której informatyk tłumaczy pracownikowi magazynu co to jest dokument RW lub WZ. Wdrożenie nie może startować od takiego poziomu wiedzy.

My potrzebujemy wstępnego przygotowania na poziomie kursu podstawowego obsługi komputera z jednej strony oraz podstawowego kursu zagadnień księgowych, dotyczących danego stanowiska z drugiej. Wówczas czas szkolenia informatycznego jest efektywnie wykorzystany.

3. Zagadnienie zakresu przedmiotu umowy

Firma MCM nie jest koncernem klasy IBM i nie potrafi narzucić unifikacji systemu dla wszystkich. Próby tworzenia standardów de-facto wymagają poważnego zaangażowania sieci w funkcjonowanie produktu. Podpisując umowę o wdrożenie standardu, przedstawionego przed podpisaniem umowy, z góry zakładamy, że i tak około 10% zmian będzie w czasie wdrożenia dokonanych. Powoduje to, że produkt zasadniczy dla każdej firmy różni się parametrami. To z kolei wymaga dodatkowego czasu, podnosi koszty i niestety utrudnia serwis.

Ale w zamian za to każdy użytkownik uzyskuje produkt przykrojony na swoją miarę. Niestety oprogramowanie o tak dużym stopniu elastyczności staje się znacznie bardziej skomplikowane, co użytkownik musi wziąć pod uwagę. Najczęściej w trakcie wdrożenia na życzenie klienta dokonujemy następujących modyfikacji:

• Wprowadzenie szeregu zmian w zakresie wydruków definiowalnych (inne dla każdej firmy);
• Konieczność dostosowania się do różnej struktury obiegu informacji u każdego dealera;
• Konieczność modyfikacji na zlecenie księgowości;
• Modyfikacje pożądane na życzenie serwisu;
• Modyfikacje pożądane na rzecz sprzedaży samochodów;
• Różnorodność planu kont i planu dekretów dla każdej firmy;
• Różne systemy naliczeń płacowych i rozrachunków.

Wszystkie wymienione zmiany mają charakter priorytetowy dla każdej firmy i niemal ambicją jest uzyskanie tych zmian w pierwszej kolejności. Niestety pewne zmiany w programach MCM mogą dokonywać wyłącznie uprawnione osoby i nawet zatrudnienie 10 dodatkowych informatyków nie przyspieszy prac w tym zakresie. Każde modyfikacje oprogramowania na poziomie kodu źródłowego opóźniać będą zasadnicze procesy wdrożeniowe o czas bliżej nieokreślony.

4. Uwarunkowania zewnętrzne wykonania

Obok niewątpliwie ważnego zagadnienia, jakim jest wdrożenie systemu Supermanager lub Motomanager w firmie, musi ona wykonywać codzienne czynności podstawowe, przynoszące dochód. Nie ma zatem mowy o komforcie wyłączenia firmy z działalności gospodarczej na czas wdrożenia. Musimy to robić w czasie rzeczywistym na żywym organizmie. Nie ułatwia to pracy wdrożeniowej, a dodatkowo nie ma uzasadnienia do angażowania dodatkowego potencjału.

Dealerzy wybierają na okres wdrożenia najgorsze daty: pomiędzy listopadem a lutym Firmy najczęściej nie są przygotowane do nowoczesnej technologii obiegu informacji Użytkownicy nie znają podstaw księgowości oraz obsługi komputera. Najczęściej brakuje lokalnego administratora systemu

Problem wdrażania przeważnie sprowadza się do walki z utartymi sposobami prowadzenia księgowości, które dominują we wszelkich zagadnieniach rozliczeń w firmach. Najbardziej pożądanymi zmianami w tej kwestii było by wdrażanie systemu ISO 9002, który w sposób znormalizowany ustawia hierarchię zadań, kompetencji i procesów biznesowych w firmie. I jeżeli wówczas system informatyczny stanowi jego część, to w przypadku problemów z jego użytkowaniem, odpowiednia komórka organizacyjna podlega szkoleniu lub wymianie. System ERP to technologia, która wymaga odpowiednich narzędzi i obsługi. Może to zapewnić odpowiednio wyszkolony personel, a na to przedsiębiorstwa zawsze będą żałowały środków.